Hal yang Perlu Diketahui Terkait Pengadaan Teknologi Informasi

Beberapa tahun terakhir ini, masalah pengadaan teknologi informasi sering  bermasalah. Auditor dan pengelola teknologi informasi/TI memiliki beda pandangan sehingga kerap timbul tuduhan korupsi, yang berakhir di penjara. Masalahnya, “benda” teknologi informasi ini berbeda dengan benda lainnya. Harga hardware turun dengan pesat sebagai implikasi Hukum Moore, dimana kompleksitas prosesor meningkat dua kali setiap 18 bulan sehingga harga menjadi lebih murah. Misalnya, harga satu unit PC dengan spesifikasi tertentu tiga tahun lalu adalah Rp 10 juta, sedangkan tahun ini harga  dengan spesifikasi serupa  bisa dibeli dengan harga Rp 2 juta.

Berikut  tips dalam pengadaan TI agar sesuai aturan sekaligus memberikan benefit bagi perusahaan Anda:

1. Penguasaan Dokumen

Yang pertama harus dipegang adalah kelengkapan dokumen. Terutama sumber-sumber dokumen yang dijadikan referensi harga, seperti website, email, URL, capture gambar (printscreen), dan dokumen penawaran. Kita bisa saja mengandalkan URL apabila update informasinya masih segar.

Dalam kondisi tertentu, sebaiknya kita bertanya atau minta penawaran ke vendornya langsung. Contohnya dalam  pengadaan komputer, dulu harganya Rp10 juta. Sedangkan tahun ini dengan spesifikasi tersebut harganya Rp2 juta. Kadang kita tidak punya dokumen harga waktu pembelian dulu. Jadi,  pengumpulan dokumen valid yang lengkap harus diprioritaskan.

2. Pilih Jasa Vendor dengan Presentasi dan Harga Yang Masuk Akal

Ada tiga kriteria ideal dalam memilih calon vendor pengadaan. Pertama, pilih vendor dengan prosentase penilaian presentasi lebih bagus namun presentase harga yang ditawarkan lebih rendah. Kedua, pilih vendor dengan prosentase penilaian presentasi  lebih rendah namun harga  ditawarkan lebih tinggi. Terlepas dari itu, yang utama adalah presentasi dan harga yang ditawarkan yang kompetitif dan masuk akal. SharingVision merekomendasikan cara yang paling bijaksana dan bagus yaitu nilai kompetitif yang masuk akal.

Kadang, user memiliki kebijakan sendiri. Salah satunya memilih vendor yang lebih murah jasanya. Namun, cara tersebut sangat riskan, belum tentu konsultan tersebut memenuhi kriteria yang dibutuhkan oleh user (terms of reference). Maka dari itu, user harus sangat bijaksana dalam memilih konsultan.

Kasus lainnya, kadang user pada saat pengadaan tidak memunculkan HPS/harga perkiraan sendiri, sehingga konsultan memperkirakan sendiri. Apabila HPS dimunculkan, maka hal itu akan mempermudah konsultan untuk memberikan penilaian. Alhasil, harganya masuk akal. Standardisasi pengadaan itu sendiri sampai sekarang masih subyektif.

3. Kinerja

Banyak kasus yang ditemui terkait pekerjaan. Banyak user yang menganggap enteng pekerjaan pengadaan ini. Sehingga, pekerjaan pengadaan ini tak pernah tuntas. Banyak alasan-alasan tertentu yang dipakai sehingga pekerjaannya mengulur dan akhirnya berganti-ganti konsultan. Singkatnya, banyak kasus muncul akibat kinerja vendor tidak cakap, sehingga akhirnya dilaporkan ke pihak berwenang.

Kesimpulan

Kasus korupsi bisa berujung dari ketidak tahuan tentang hal teknis pengadaan, yakni pengetahuan dari user, divisi TI, atau pun divisi umum sendiri. Kasus lain yang sering ditemui tidak terlepas dari masalah dokumen, harga yang ditawarkan oleh konsultan, dan kinerja. Namun demikian, semuanya itu tetap tidak akan efektif apabila tidak dilandasi dengan itikad baik. Setidaknya, ketiga poin di atas dapat menghapus KKN di negeri ini dan menjadikan bangsa Indonesia yang jauh dari korupsi. (**)